電子帳簿保存法の改正①～小規模事業者フリーランスのためのまとめ～

2022年１月から「電子帳簿保存法」の改正が適用され、帳簿や書類の電子保存のルールが緩和されます。そこで、改正のポイントや新しい要件を整理して、小規模事業者向けにわかりやすく解説します。

※公開日または更新日時点の法令に基づき記載しています。

※わかりやすく解説するために法律の詳しい内容のうち、必要でない内容については省略、簡素化しています。

原則として会計帳簿や会計書類は、書面による保存が義務付けられています。

しかし、電子帳簿保存制度を利用すれば、書面保存ではなく、電子媒体（ペーパーレス）による保存が可能です。

電子帳簿保存法では対象となる書類により電子保存のルールや要件が異なりますので、確認していきましょう。ポイントは次の4つの項目です。

ＰＣで自ら作成した帳簿の保存方法と要件は？(複式簿記を前提としています)

会計ソフトを利用して自らＰＣで作成した会計帳簿（総勘定元帳、仕訳帳、固定資産台帳など）については、その会計帳簿を出力して紙で保存、または、電子データで保存します。

(会計帳簿を手書きで作成している場合には、その紙の書類のまま保存します。)

電子データで保存するための要件は？

• システムの操作説明書やマニュアルを用意しておくこと
• 帳簿の内容を速やかにディスプレイや紙に出力できること
• 税務調査の際にダウンロードできること

以上の３つです。

ＰＣで自ら作成した書類の保存方法と要件は？

自分でＰＣを使用して作成した会計書類(損益計算書、貸借対照表、領収書の控え、契約書など)については、その書類を出力して紙で保存、または、電子データで保存します。

電子データで保存するための要件は

• システムの操作説明書やマニュアルを用意しておくこと
• 帳簿の内容を速やかにディスプレイや紙に出力できること
• 税務調査の際にダウンロードできること

以上　１．と同じ内容のの３つです。

紙で作成した書類の保存方法と要件は？

自ら作成した紙の書類（受領書や契約書、請求書など）や取引先から受領した紙の書類(レシートなど)はその紙による書類自体を保存、または、スキャンした電子データで保存します。

スキャンによる電子データで保存するための要件は

• 書類作成又は受領後２か月と７営業日以内に保存をすること
• データの訂正または削除について、その記録が確認できること
• 帳簿との相互関連性が確保されていること
• 取引年月日、金額、取引先を検索条件としてデータを保存していること
• ＰＣのバージョンの管理やディスプレイの備え付け　画像解像度などの要件

タイムスタンプを利用しなくても要件を満たすことができるようになりました。

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術で、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実かつ簡単に確認することができます。ただ、タイムスタンプの利用には費用が掛かります。

2022年の改正で必ずしもタイムスタンプを利用しなくても、電子データでの保存をすることができるようになりました。

電子取引ついて

メールで受領した書類など電子取引のデータについては、紙に印刷し保管することは認められなくなります。原則は電子データでの保存となります。

電子取引とは

• 電子メールに添付された請求書や領収書等の電子データ（PDFなど）
• アマゾンなどのECサイト等のホームページからダウンロードした請求書や領収書のデータやスクリーンショット
• クレジットカードの利用明細データ　　などです。

重要なことは、今回の改正において４は規模にかかわらずすべての事業者を対象にしていることです。