2022年１月から適用される「電子帳簿保存法」の内容のうち、小規模事業者に影響が大きいのが電子取引についての内容です。これまで印刷による紙での保存が認められていた領収書や請求書等について、データで保存しなくてはならなくなります。
ネット上でも、システムを入れなければ対応できないような記事や不安をあおるような記事が見受けられますが、そんなことはありません！どう対応すればよいのかまとめてみました。
※公開日または更新日時点の法令に基づき記載しています。
＊この内容は小規模事業者かコストをかけずに対応するために必要とさせることをわかりやすく解説するために法律の詳しい内容のうち、必要でない内容については省略、簡素化しています。
電子取引とは？
「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます（法２五）。
なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には
- 電子メールに添付された請求書や領収書等の電子データ（PDFなど）の送受信
- アマゾンなどのECサイトによる備品の購入などのインターネットによる取引
などについての次のような取引を、紙に印刷して保存ではなく、データで保存しなくてはなりません。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（ＰＤＦファイ ル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショット
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスのデータ
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスのデータ
- 特定の取引に係るＥＤＩシステムデータ
- ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機に保存しているデータ
- 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領したデータ
さらに詳しく知りたいときはこちらでご確認ください
電子帳簿保存法Q&A～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/4-3.htm答
コストをかけずに電子データの保存要件を満たすにはどうしたら良いか？
データの保存要件として国税庁のQ＆Aにはこのように記載しています。
＜電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要＞
- 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け
- 読取可能装置の備え付け
- 検索機能の確保
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け(※）
(※）事務処理規定の備え付けに変えて、訂正削除ができないシステムを使用することや、タイムスタンプの付与によることもできますが、一番負担なく採用できるの事務処理規定の備え付けのみ詳細を記載しています。
実際にはどのようは方法で保存すればよいのでしょうか？
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備え付けとは？
データの保存に使うシステムの説明書を保管して置くこと。オンラインマニュアルやヘルプ機能で説明書が出力できれば問題ありません。
読取可能装置の備付けとは？
保存したデータを速やかに表示したり出力したりできるように、ディスプレイやプリンターを設置しておきます。
検索機能の確保とは？
- 保存したデータを取引年月日、取引先、取引金額の3つの項目で検索できるようにしておくこと。
- 税務調査の際にダウンロードの求めに応じること。
前々年の売り上げが1000万円以下の事業者については、ダウンロードの求めに応じるだけでよく、検索要件はありません。
この要件を満たすためには、メールで受け取った取引先からの領収証等をPDFに保存するときに、そのPDのファイル名を「年月日＿取引先名＿金額」として保存します。そして、そのファイルは「取引先」または「年月」ごとにフォルダに入れます。
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付けとは？
正当な理由がないデータの訂正や削除の防止に関する事務処理規程を策定し、その規程を運用すること。
この事務処理規定の雛形は国税庁のHPで公表されているので、その雛形をがダウンロードしそれぞれの事業者に応じて変更することで対応できます。
まとめると、システム説明書をオンラインで良いので確認できて、プリンターとモニターを設置する。データはファイル名を「年月日＿取引先名＿金額」で保存し、税務調査の際にはデータのダウンロードに応じる。事務処理規定を準備して運用する。ということで対応できそうですね。
要件を満たしていない場合の罰則について
電子取引のデータを要件を満たさないで保存していた場合は、取引に関する領収書等の書類が保存されていないという扱いになるため、申告内容が適正でないと判断されるリスクが生じます。
また、電子取引のデータに関して隠蔽、仮装の事実があった場合には重加算税が10%加算されます。
消費税についてはどうしたら良いか？
2022年1月1日以降に行電子取引について、所得税と法人税については、その取引について紙に出力して保存することができなくなり、これまで記載してきた要件を満たしてデータで保存することが義務付けられます。では、消費税についてはどうでしょうか？消費税については2022年以降も電子取引をこれまでのように紙に出力して保存することも認められています。
ただ、事業者が一つの電子取引について、税法ごとに違う保存の仕方をすることは考えられないので、消費税のために出力しておくことは必要ないと思われます。
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